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光电研究院公文格式标准
时间:2007-08-15 来源: 作者: 点击:

为规范我院公文格式,根据《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)及中国科学院有关规范,结合我院工作中常用文体,特制定本标准。

一、排版规格

1.标题用2号宋体字加粗,可分一行或多行居中排布;回行时要词意完整,排列对称,间距恰当;

2.正文内容用3号仿宋体字,一般每行28个字,每页22行;

二、公文中各要素要求

1.密级等级用3号黑体字,顶格置于右上角第1行,两字之间空1字,如需同时标示密级等级和保密期限,密级与期限之间用分隔。

2.紧急程度用3号黑体字,顶格置于右上角第1行,两字之间空1字,如需同时标示密级等级,密级置于第1行,紧急程度置于第2行;

3.发文字号用3号仿宋体字,居中,用六角括号〔〕,序号不编虚位(即1不编为001),不加字;

4.签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm

5.主送机关:标题下空1行,左侧顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号;

6.公文正文:数字、年份不能回行;

7.附件:附件名称后不加标点符号,如有多个附件,以序号表示(附件:1.××××);附件应与公文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

8.发文印章:单一发文印章,不署发文机关的名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

9.附注用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行;

10主题词3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体字;词目之间空一字;

11.公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识抄送,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关;

12.印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识;

13.会议纪要标示由“××××会议纪要组成,用红色小标宋体字,字号一般采用一号字,正文要求与其他公文相同,会议纪要不加盖印章。

14.最后一个要素置于最后一行,不得采用此页无正文的标示。

三、装订要求

1.公文一般使用A4纸,表格可以使用A3纸;

2.公文应左侧装订,不掉页。订书钉的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm

四、其他要求

1.使用非规范简称,应先注明全称后注明简称;使用外文名称或其缩写形式,在第一次出现时注明准确的中文译名;

2.层次序号为:第× × 一、(一) 1. 1 A a

3.引用公文先引标题,后引发文字号。

4.页码:用4Times New Roman阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。

  
 
 
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